Die Adler-Apotheke in Essen Borbeck beliefert als krankenhausversorgende Apotheke seit 1983 Krankenhäuser in ihrer näheren Umgebung, zur Zeit fünf Häuser mit zusammen ca. 1300 Betten. Im Zusammenhang damit werden Zytostatika und Parenteralia hergestellt. Insgesamt sind zehn Mitarbeiter (3,5 Apotheker, 2 PTA, 4,5 PKA) für die Versorgung der Häuser zuständig.

In der Adler-Apotheke war bereits ein PROKAS®-Warenwirtschaftssystem zufriedenstellend im Einsatz, so daß sich der Leiter, Dr. Klaus Peterseim, entschied, auch die EDV-mäßige Durchführung der Krankenhausversorgung der Firma ProMedisoft anzuvertrauen. Dazu wurden ein Server unter OS/2 und insgesamt 6 Arbeitsplätze eingerichtet. Ein Teil der Arbeitsplätze, auf denen spezielle Programme (Zytostatika-Software, pharmazeutische Auskunftssysteme wie z.B. Medline, Scanner-Software, usw.) notwendig sind, wurden mit dem Betriebssystem Windows NT eingerichtet, die anderen laufen unter OS/2. Ein Vorteil des ProMedisoft-Systems liegt darin, daß die Entscheidung zwischen OS/2 und Windows NT dem Apotheker überlassen wird, sowohl in den Funktionen als auch bei der Bedienung bestehen nur geringe Unterschiede.

Die Adler-Apotheke geht bei der Belieferung vor wie die meisten Krankenhaus- und krankenhausversorgenden Apotheken. Die Anforderungen der einzelnen Stationen werden schriftlich auf Vordrucken an die Apotheke gegeben. Dort werden von einer PKA die Artikel zusammengestellt. Ein Apotheker führt die Kontrolle durch, dann werden die Artikel mittels Scanner in das System eingegeben und der Lieferschein gedruckt. Anschließend findet noch eine kurze Endkontrolle statt und der Auftrag wird zusammen mit dem Lieferschein in die verschließbaren Versandbehälter gepackt. Kühlartikel und sonstige noch fehlende Artikel werden auf dem Lieferschein vermerkt und vor dem Versand beigelegt.

Die "Krankenhausapotheken"-Software beruht im Prinzip auf der normalen POS-Warenwirtschaft, hat aber einige zusätzlich Funktionen. Beim Erfassen (Scannen) der abgegebenen Artikel wird eine Auftragsnummer vergeben und die Daten samt den Informationen über die anfordernde Stelle in die Datenbank geschrieben sowie die Artikelstatistik aktualisiert. Dadurch, daß jeder einzelne Vorgang protokolliert wird, ist es relativ einfach, später jede gewünschte statistische Auswertung durchzuführen. Probleme, die beim Erfassen auftreten, hängen damit zusammen, daß Bündelpackungen und Einzelpackungen unterschiedliche Pharmazentralnummern besitzen, teilweise Krankenhauspackungen und die Offizinpackungen, die als Sonderanforderungen geliefert werden, die gleiche PhZNr. aufweisen und auf einigen Packungen keine PZN als Barcode aufgedruckt sind. Dies stellt für die Software keine großen Probleme dar, verschiedenen Artikel nebeneinander verwaltet werden können.

Der interessante Teil der Krankenhaus-Software besteht in den vielfältigen statistischen Auswertungen. Hierbei müssen sowohl die Erfordernisse der Apotheke als auch diejenigen der Krankenhäuser berücksichtigt werden. Insgesamt gibt es ca. 40 verschiedene, vorformulierte Auswertungen, u.a. über die Anforderungen nach allen möglichen Gesichtspunkten (Indikation, Anzahl der Positionen, Bestellhäufigkeit), Auswertung nach Kostenstellen, nach Anforderungen außerhalb der Arzneimittelliste, usw. entweder für ein Krankenhaus bzw. Station oder Abteilung oder für alle belieferten Krankenhäuser. Herr Peterseim war bei der Programmentwicklung aufgrund seiner praktischen Erfahrungen maßgebend beteiligt. Trotzdem bleiben natürlich noch immer Wünsche für individuelle Auswertungen. Auch dies ist kein Problem, da sich mit dem Berichtsgenerator jede erdenkliche Auswertung erstellen läßt In der Adler-Apotheke sind dies z.B. TOP 20-Listen für einen wählbaren Zeitraum, Differenzen zwischen dem Verrechnungspreis und dem Netto-Einkaufspreis, Vergleich der Wareneingänge und Ausgänge, Nesterbildung. Einer Nesterbildung z.B. wird vorgesorgt, indem alle Artikel, die einige Wochen ohne Bewegung sind, gelistet werden. Durch den Vergleich zwischen Wareneingang und ausgang werden mögliche Überbestände oder Fehllieferungen erkannt, die Differenz sollte unter 1 Promille liegen. Ein Problem für die Apotheke ist der den Krankenhäusern zu berechnende Preis. Es werden größere Mengen eines Arzneimittels eingekauft, wobei der Netto-Einkaufspreis durchaus von dem vorher geforderten Preis abweichen kann. Die zu dem alten Preis eingekauften Packungen sind aber noch an Lager. In der Adler-Apotheke wird so verfahren, daß aus dem Bestand mit dem alten EK und dem Zugang mit dem neuen EK ein Verrechnungspreis pro Packung erstellt wird. Dies wird von der Software automatisch durchgeführt. Eine weitere, in der Praxis hilfreiche Auswertung besteht darin, daß bei dringendem Bedarf einer Station, eine Lieferung von der Apotheke aus irgendwelchen Gründen aber nicht sofort durchführbar ist, nachgesehen werden kann, welche andere Station den Artikel kürzlich erhalten hat.

Das gesamte Krankenhausprogramm mit den Daten wird auf einen Laptop gespiegelt. Damit lassen sich in den Arzneimittelkonferenzen sofort Aussagen darüber treffen, welche Station einen bestimmten Artikel angefordert hat, welche Mengen eines Arzneimittels verordnet wurden oder welche Arzneimittel keinen oder nur geringen Umsatz haben. Gleichzeitig stehen alle pharmazeutischen Informationen zur Verfügung, z.B. ABDA-Datenbank, PharmInfo, Drugdex, usw.

Die Bestellaufträge an die Hersteller werden anhand der Mindestbestände und der Umsätze automatisch erstellt, von einem Apotheker oder PTA durchgesehen und dann per Fax oder über das EDIFACT-Format direkt an die Firmen geschickt.

Zukünftig sollen in der Apotheke die Anforderungen der Stationen bereits im Voruas erfaßt werden, entweder durch Eingabe der Pharmazentralnummern oder durch Scannen von Barcode, der auf den Anforderungsformulare aufgedruckt ist. Nach Zusammenstellung der Lieferung werden die einzelnen Packungen per Scanner erfaßt und mit den Anforderungen verglichen. Dadurch ist eine fast hundertprozentige Sicherheit gegen Fehllieferungen gegeben. Geplant ist außerdem, daß die einzelnen Stationen ihre Anforderungen an einem PC erfassen und diese dann als Datei in die Apotheke geben. Dies trifft zur Zeit jedoch noch auf einige Schwierigkeiten, da die technischen Voraussetzungen in den einzelnen Stationen zu unterschiedlich sind und auch beim Stationspersonal teilweise Vorbehalte gegen eine Umstellung der täglichen Routine bestehen. Herr Dr. Peterseim möchte daher zusammen mit ProMedisoft eine Erfassungstechnik entwickeln, die bei geringen technischen Aufwand selbsterklärend bedienbar ist. Vom Grundsatz her gehen die Bestrebungen dahin, das pharmazeutische Personal sowenig wie möglich mit einfachen Routineaufgaben zu belasten und stattdessen die Zeit, die für pharmazeutische Aufgaben wie Beratung, Recherche, usw. zur Verfügung steht, auszuweiten.

Mit Hilfe geeigneter Software läßt sich dieses Ziel, die pharmazeutische Qualität im Krankenhaus zu verbessern, verwirklichen. Das Programm ist sowohl für krankenhausversorgende als auch Krankenhausapotheken geeignet, da sich insbesondere im Bereich der Auswertungen leicht spezifische Anforderungen erfüllen lassen.